1. Отсутствие обязательных документов
В Законодательстве отсутствует список обязательных кадровых и локально нормативных документов, однако исходя из рекомендации и проверочных листов трудовой инспекции можно их выделить:
- Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним;
- График отпусков;
- Трудовые книжки и книги по их учету;
- Табель учета рабочего времени;
- Штатное расписание;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Положение по обработке персональных данных;
- Положение об оплате труда и премировании – не обязательные, но рекомендуемые, во избежание спорных ситуаций;
- Документ об утверждении формы расчетного листка;
- Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц организации на подписание тех или иных документов;
- Положение об охране коммерческой тайны (если имеется режим коммерческой тайны);
- График сменности (если в организации применяется сменная работа);
- Документы, относящиеся к воинскому учету граждан;
- Приказы (распоряжения);
- Журналы и книги учета в организации:
- Книга (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них и книга (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- Журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
- Журнал учета противопожарного инструктажа на рабочем месте;
- Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;
- Журнал регистрации вводного инструктажа;
- Журнал учета микротравм;
- Журнал проверок юридического лица органами госконтроля;
- Документы о проведении специальной оценки труда (СОУТ);
- Личные дела сотрудников;
- Должностные инструкции.
2. Отсутствие системы хранения документов
В любой организации должна быть налажена система хранения документов, а также должен быть назначен ответственный человек.
Должен быть архив документов, для которых предусмотрен обязательный срок хранения на основании Приказа Росархива от 28.12.2021 N 142 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (Зарегистрировано в Минюсте России 02.02.2022 N 67095).
3. Отсутствие учета рабочего времени сотрудников
Табель — это обязанный документ, посредством которого происходит начисление и выплаты заработной платы.
За отсутствие этого документа работодателя могут привлечь к нескольким видам ответственности:
- за нарушение законодательных о труде;
- за грубое нарушение правил бухгалтерского учета;
- за непредставление документов, связанных с уплатой страховых взносов (штраф от 300 рублей — ст. 15.33.2 КоАП).
4. Неправильное определение системы оплаты труда
Система оплаты труда - правила учета работы и исчисления заработка. Важно при выборе учитывать, что сотрудники, выполняющие работы одной квалификации и в сходном объеме, должны получать равную оплату за труд (ч. 2 ст. 3, абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).
Виды систем оплаты труда:
- Повременная (зарплату рассчитывают за отработанное время по окладу или тарифной ставке);
- Сдельная (зарплата зависит от объема выполненной работы: сдельные расценки за единицу продукции умножают на количество произведенной продукции);
- Смешанная (повременно-сдельная) – нужно учитывать особенности оплаты труда по каждой из составляющих ее систем - как повременной, так и сдельной систем оплаты труда.
5. Несвоевременное ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами
За несоблюдение требований ч. 3 ст. 68 ТК РФ (не ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью) работодатель может быть привлечен к административной ответственности, предусмотренной ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Что бы обезопасить свою компанию от рисков, предлагаем:
1. Разработка и внедрение полного комплекта документов, необходимых для организации правильного трудового процесса.
Гарантируем полное соответствие пакета документов требованиям законодательства. Наш опытный юридический отдел составит для вас все необходимые трудовые договоры, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка и другие документы, учитывая особенности вашей организации.
2. Консультирование и разработка системы оплаты труда.
Подберем для вашей компании оптимальную систему оплаты труда, учитывая требования законодательства и особенности вашей организации. Наша команда экспертов поможет вам определить подходящий вариант оплаты труда и разработает соответствующие положения и документы.
3. Организация своевременного ознакомления сотрудников с локальными нормативными актами.
Мы разработаем для вас эффективную систему ознакомления сотрудников с необходимыми документами и обеспечим их своевременную и информативную передачу.
Заказать услуги от юридической компании "Невзорова и партнеры":
- кадровый аудит и проверку всех кадровых документов в вашей компании;
- кадровое абонентское обслуживание;
- разработку кадровой документации;
по телефону: +7(812)603-47-69
заполнить форму на странице : Кадровый аудит
по эл.почте: info@nevzorova.ru
через мессенджер: WhatsAPP; Телеграмм