Неправильные действия при ведении кадрового документооборота или отсутствие, могут привести как к финансовым потерям, так и к репутационным рискам для вашей компании.
Вне зависимости есть в вашей организации кадровик или нет. Законодательство не обязывает его иметь. Если компания небольшая, обязанности кадровика выполняет секретарь, бухгалтер или менеджер.
Обсудим, на что обратить внимание при ведении кадрового учета, и как подготовиться к возможному трудовому спору.
- Первое, это порядок хранения и комплектность кадровых документов.
Важно, чтобы документы были оформлены в соответствии с действующим законодательством. Ситуация, когда отсутствуют ключевые документы, такие как трудовые договоры, приказы о приеме, переводах или увольнении сотрудников, или неполный пакет документов может привести к трудовому спору, если сотрудник решит оспорить свои права. - Второй момент —соответствие данных в документах реальному состоянию на предприятии.
Например, различия между заявленным трудовым стажем и фактическим. Важно, чтобы в документации корректно отражались все изменения в трудовом процессе работника, включая отпуска, больничные и другие отсутствия.
Или пример из опыта нашей компании: Про проведение аудита в стоматологической клинике, выявились существенные отличия между фактическими обязанностями работника, и его должностной инструкцией.
- Третий момент— регулярные самопроверки.
Не откладывайте кадровый аудит на «потом». Плановая проверка кадровой документации должна проводиться как минимум раз в год. Это позволит вовремя выявить и исправить возможные ошибки, подготовиться к внезапным проверкам со стороны государственных органов. - Четвертое — обучение персонала.
Сотрудники, занимающиеся кадровыми вопросами, должны быть информированы о последних изменениях в трудовом законодательстве. Организуйте выездное или онлайн-обучение сотрудников, подпишитесь на профильные журналы и рассылки, которые будут своевременно информировать обо всех изменения в ТК РФ. - И наконец, задействуйте внешних экспертов.
Если у вас нет уверенности в своих силах, лучше обратиться к специалистам в области аудита кадровой документации.
❗️Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Проверим обязательные ЛНА в компании за 2 дня
Заказать экспресс-аудит локально нормативных актов: https://kad-au.ru/